A partir de julho de 2025, entra em vigor um novo marco regulatório para o controle da jornada de trabalho por meio eletrônico. Trata-se da Portaria nº 3.665/2023, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que estabelece regras mais rígidas e padronizadas para os sistemas utilizados pelas empresas.

Embora publicada em novembro de 2023, a norma concedeu um prazo para adequação das empresas, que se encerra em 1º de julho de 2025. A partir dessa data, apenas sistemas devidamente registrados no MTE poderão ser utilizados para o registro eletrônico de ponto.

Principais mudanças que entram em vigor em julho de 2025

A nova regulamentação afeta diretamente empresas que utilizam sistemas eletrônicos para controle de jornada. A seguir, explicamos os principais pontos de atenção.

Registro de ponto por programa e por aplicativo: o que são?

A Portaria disciplina dois modelos muito utilizados pelas empresas atualmente:

• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa): é um software instalado em computadores ou servidores da empresa, que realiza a coleta dos horários de entrada, saída e intervalos dos empregados.
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): é um sistema mais flexível, geralmente baseado em aplicativos ou plataformas online, utilizado com frequência em modelos de trabalho híbrido, externo ou remoto.

Esses modelos se diferenciam do tradicional REP-C (convencional), que exige um equipamento físico fixado no local de trabalho.

Com a nova regra, os sistemas REP-P e REP-A só poderão ser utilizados se estiverem devidamente registrados no MTE, com todas as suas funcionalidades certificadas. Essa exigência visa garantir maior segurança jurídica, confiabilidade e transparência nos registros.

Implantação obrigatória do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)

Além do registro no MTE, a empresa deverá contar com um sistema integrado denominado Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), composto por:

• Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP): é o software responsável por tratar, armazenar e organizar os dados brutos de jornada. É por meio dele que são gerados os relatórios e arquivos exigidos pela fiscalização e pelos trabalhadores.
• REP-A ou REP-P, conforme o modelo adotado pela empresa.

A combinação desses elementos assegura que os registros de ponto sejam invioláveis, íntegros e auditáveis, como determina a nova regulamentação.

Arquivos obrigatórios e padrão fiscal

A partir de julho de 2025, os sistemas deverão gerar arquivos em formato padronizado. Esses documentos são essenciais para auditorias, fiscalizações e eventuais disputas trabalhistas. São eles:

• AFD (Arquivo Fonte de Dados): contém os registros brutos das marcações de ponto, sem qualquer alteração. É considerado a base original das informações.
• ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais): apresenta os dados organizados e tratados, nos moldes exigidos pela fiscalização trabalhista.
• Espelho de ponto eletrônico: relatório individual, que deve ser disponibilizado ao empregado, contendo os horários registrados, a jornada contratual e eventuais ajustes.

Todos os arquivos deverão ser armazenados de forma segura e disponibilizados sempre que solicitados, seja pela fiscalização, seja pelo trabalhador.

Fiscalização remota e responsabilidade das empresas

Com os novos padrões, a fiscalização poderá realizar auditorias mais rápidas e, em alguns casos, até de forma remota. Isso aumenta a transparência e reforça a responsabilidade das empresas quanto à integridade dos dados de jornada.

Além disso, a rastreabilidade dos registros será facilitada, o que exige maior atenção na operação dos sistemas e no cumprimento das normas relativas a pausas, horas extras e compensações.

Como se preparar?

Diante da proximidade do prazo final para adequação, é recomendável que as empresas:

• Verifiquem se o sistema de ponto atualmente utilizado está registrado no MTE;
• Exijam documentação e garantias dos fornecedores de tecnologia;
• Estabeleçam políticas internas de guarda dos arquivos obrigatórios;
• Treinem seus times de RH e Departamento Pessoal para operar os novos sistemas;
• Avaliem, com apoio jurídico, eventuais ajustes em políticas internas, contratos e instrumentos coletivos.

O que pode acontecer se a empresa não se adequar?

• O descumprimento da Portaria pode gerar consequências sérias. Entre elas:
• Multas administrativas: a empresa pode ser autuada e multada pela fiscalização do trabalho, especialmente se estiver utilizando sistema não registrado ou não gerar os arquivos exigidos por lei.
• Invalidação dos registros de ponto: se os dados não forem armazenados de forma segura ou não atenderem aos padrões exigidos, a fiscalização ou a Justiça do Trabalho podem desconsiderar os registros apresentados pela empresa.
• Riscos em ações trabalhistas: sem um sistema válido, a empresa pode perder força probatória nos processos, aumentando as chances de condenações por horas extras ou jornadas não registradas corretamente.

• Danos à reputação e ao compliance: o uso de sistemas inadequados também pode afetar a imagem institucional da empresa, inclusive em auditorias internas, certificações e negociações com parceiros.

Conclusão

A Portaria MTE nº 3.665/2023 representa um avanço na modernização e segurança da gestão da jornada de trabalho, mas também impõe deveres mais rigorosos às empresas. Estar em conformidade com a nova legislação não apenas evita autuações, como também fortalece a governança trabalhista e a transparência na relação com os empregados.

Nosso escritório está à disposição para orientar sua empresa durante esse processo de transição, revisar contratos com fornecedores de ponto eletrônico e assegurar que todas as exigências legais sejam cumpridas até julho de 2025.

Talitha Fernandes
14 de abril de 2025